Chính sách bảo mật

1. Đơn vị vận hành và phạm vi

Ứng dụng Z-Agency Hermes do Công ty TNHH Truyền Thông Z-Agency, mã số thuế 0202372032, vận hành. Trụ sở: 8/43 Đặng Kim Nở, Phường Lê Chân, TP. Hải Phòng, Việt Nam.

Ứng dụng chỉ phục vụ người điều hành và nhân sự nội bộ được Z-Agency cho phép; không cung cấp đăng ký công khai. Kết nối Google được thực hiện qua OAuth client Desktop có tên Hermes Drive Connector. Trang này công khai để người dùng có thể đọc trước khi cấp quyền, không phải cổng đăng nhập hoặc nơi lưu tài liệu của bot.

2. Dữ liệu và quyền Google Drive

• Dữ liệu Drive: tên, mã định danh, liên kết, cấu trúc thư mục, thông tin tệp và nội dung tài liệu cần cho yêu cầu công việc.
• Thông tin cấp quyền: access token và refresh token OAuth để duy trì kết nối Google đã được người dùng cho phép. Người dùng đăng nhập và cấp quyền tại Google, không cung cấp mật khẩu Google cho bot.
• Dữ liệu vận hành: yêu cầu gửi đến bot, ngữ cảnh kênh Discord, nội dung phản hồi và lịch sử xử lý phục vụ vận hành.

Scope hiện sử dụng là https://www.googleapis.com/auth/drive. Quyền này cho phép truy cập rộng đối với các tệp mà tài khoản Google được kết nối có quyền truy cập, không chỉ những tệp được tạo bởi bot.

Bot hỗ trợ tìm kiếm, đọc, tạo, sửa và di chuyển tài liệu. Bot không cung cấp chức năng xóa tệp. Tuy nhiên, scope OAuth nêu trên bao gồm khả năng xóa ở cấp API; giới hạn không xóa nằm ở chức năng của bot, không phải ở scope Google.

Bot chỉ chia sẻ liên kết tệp hoặc thư mục trong các kênh Discord vận hành nội bộ. Việc đăng liên kết không đồng nghĩa với việc công khai tệp hoặc tự động cấp quyền Drive cho người nhận.

3. Mục đích xử lý và bên nhận dữ liệu

Dữ liệu được dùng để tìm tài liệu, hỗ trợ điều hành, tổ chức thông tin dự án và thực hiện các thao tác được yêu cầu. Nội dung tài liệu được Hermes-agent xử lý với mô hình AI cấu hình cho hệ thống, hiện được đơn vị vận hành xác định là ChatGPT 6.1 Sol.

Những nơi dữ liệu được xử lý hoặc hiển thị:

• Google: xác thực, cấp quyền và thực hiện thao tác Google Drive.
• Hệ thống Hermes và dịch vụ mô hình AI: xử lý nội dung tài liệu cùng ngữ cảnh cần thiết để thực hiện yêu cầu. Việc VM đặt nội bộ không đồng nghĩa mọi bước xử lý mô hình diễn ra ngoại tuyến.
• Discord: tiếp nhận yêu cầu và hiển thị phản hồi, trích nội dung hoặc liên kết trong kênh chung nội bộ. Những thành viên có quyền xem kênh có thể đọc nội dung bot trả về.

Trước khi yêu cầu bot xử lý tài liệu, người dùng phải bảo đảm được phép chia sẻ nội dung với hệ thống xử lý và các thành viên của kênh nhận kết quả. Không gửi tài liệu chỉ dành cho một cá nhân vào kênh có phạm vi người xem rộng hơn.

Việc sử dụng và chuyển giao dữ liệu nhận từ Google API của Z-Agency Hermes phải tuân thủ Google API Services User Data Policy, bao gồm yêu cầu Limited Use. Dữ liệu Google chỉ được sử dụng cho chức năng hỗ trợ công việc đã mô tả; không được bán, dùng cho quảng cáo hoặc dùng để huấn luyện mô hình AI dùng chung.

Chính sách này không khẳng định dịch vụ AI hay Discord không lưu dữ liệu. Điều kiện xử lý và lưu giữ tại các dịch vụ đó còn phụ thuộc vào tài khoản, cấu hình và chính sách áp dụng của từng dịch vụ.

4. Lưu giữ và bảo vệ dữ liệu

Token OAuth, dữ liệu tài liệu được lưu và lịch sử xử lý của hai bot được lưu trên hai máy ảo Hermes thuộc máy chủ nội bộ Z-Agency. Các máy ảo này không được công khai để truy cập từ Internet. Bản gốc tài liệu vẫn thuộc Google Drive; tin nhắn và phản hồi đã đăng trên Discord được lưu tại Discord theo cơ chế của dịch vụ.

Quyền sử dụng bot, truy cập máy chủ và xem kênh vận hành được dành cho nhân sự có trách nhiệm tương ứng. Người sử dụng không được đăng token, thông tin xác thực hoặc dữ liệu không được phép chia sẻ lên kênh Discord.

Hiện hệ thống chưa quy định thời hạn xóa tự động cố định cho từng loại dữ liệu. Dữ liệu lưu trên VM có thể được giữ trong quá trình vận hành cho đến khi được quản trị viên xử lý theo nhu cầu công việc hoặc yêu cầu xóa hợp lệ. Người dùng có thể liên hệ để biết phạm vi dữ liệu đang lưu và đề nghị xóa.

Không hệ thống nào bảo đảm an toàn tuyệt đối. Khi phát hiện truy cập bất thường hoặc gửi nhầm nội dung, người dùng cần báo ngay cho quản trị viên và địa chỉ liên hệ bên dưới để xem xét ngắt kết nối và xử lý dữ liệu liên quan.

5. Thu hồi quyền và yêu cầu xóa dữ liệu

1. Truy cập trang quản lý kết nối của Tài khoản Google, chọn ứng dụng tương ứng và thu hồi quyền truy cập. Bot sẽ không thể tiếp tục truy cập Drive qua kết nối đã bị thu hồi.
2. Gửi yêu cầu tới info@zagency.biz để ngắt kết nối, đề nghị truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu liên quan đang lưu trong hệ thống Hermes. Nêu bot, tài khoản hoặc kênh liên quan và phạm vi yêu cầu; không gửi mật khẩu hay token.
3. Z-Agency xác minh người yêu cầu và quyền đối với dữ liệu trước khi xử lý. Nếu cần giữ dữ liệu vì nghĩa vụ pháp luật hoặc cần phối hợp với bên khác, Z-Agency sẽ trao đổi về phạm vi có thể xử lý và lý do.

Thu hồi OAuth không tự xóa bản sao đã lưu, lịch sử xử lý hoặc tin nhắn Discord. Yêu cầu xóa dữ liệu Hermes không đồng nghĩa xóa tài liệu gốc trên Google Drive. Với nội dung đã đăng trên Discord, cần yêu cầu quản trị viên xử lý cả tin nhắn liên quan; dữ liệu do nhà cung cấp dịch vụ giữ còn chịu chính sách của dịch vụ đó.

6. Thay đổi và liên hệ

Z-Agency cập nhật ngày sửa đổi trên trang này khi chính sách thay đổi. Thay đổi mục đích sử dụng, phạm vi dữ liệu hoặc cách chia sẻ phải được thông báo cho người dùng và lấy lại sự đồng ý khi cần trước khi áp dụng.

Mọi câu hỏi hoặc yêu cầu về dữ liệu: info@zagency.biz. Hotline: 0789 340 879.

Xem thêm Điều khoản sử dụng Z-Agency Hermes.